Confidentialité candidats

Avis sur le traitement des données personnelles – Candidats à des postes

(en application des art. 13 et 14 du Règlement UE 2016/679 – « RGPD »)

Nous vous remercions de l’intérêt que vous avez manifesté pour une éventuelle opportunité professionnelle au sein de Banco Energia S.p.A. (la « Société »).

La Société traite les données personnelles des candidats dans le respect du Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

Le présent Avis décrit les modalités de collecte et de traitement des données personnelles dans le cadre du processus de sélection, y compris les candidatures envoyées spontanément par e-mail ou transmises par l’intermédiaire de plateformes professionnelles telles que LinkedIn et gérées au moyen des outils informatiques utilisés par la Société.

1. Responsable du traitement et coordonnées

Banco Energia S.p.A., société constituée en Italie et dont le siège social est situé Sestiere Santa Croce 466/B, 30135 Venezia (VE), numéro de TVA 04319830271 (ci-après, la « Société »), est responsable, en qualité de responsable du traitement, de la collecte et du traitement des informations relatives aux candidats potentiels, actuels et passés à des postes au sein de la Société (ci-après, les « Données Personnelles »).

Si vous avez des commentaires, des demandes ou des questions concernant le présent avis ou si vous souhaitez exercer les droits reconnus par le Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »), nous vous invitons à nous contacter :

• par e-mail à l’adresse : [email protected] ; ou
• par courrier à l’adresse suivante : Banco Energia S.p.A., Sestiere Santa Croce 466/B, 30135 Venezia (VE).

2. Catégories et types de données collectées et traitées

En ce qui concerne les candidats potentiels, actuels et passés, la Société peut traiter les catégories suivantes de données personnelles :

• données d’identification et d’état civil (prénom, nom, date et lieu de naissance) ;
• données de contact (adresse e-mail, numéro de téléphone, domicile) ;
• informations relatives au parcours de formation et professionnel (diplôme, expériences professionnelles, qualifications, compétences, aptitudes linguistiques) ;
• curriculum vitae, lettres de motivation et autres informations fournies volontairement dans le cadre de la candidature ;
• évaluations et notes internes relatives aux entretiens et aux éventuelles épreuves de sélection.

La Société pourrait en outre avoir connaissance de catégories particulières de données personnelles au sens de l’art. 9 du RGPD (par exemple des données relatives à la santé ou à l’appartenance aux catégories protégées), lorsque ces informations sont fournies par le candidat ou s’avèrent nécessaires aux fins de la gestion de la candidature. Ces données seront traitées exclusivement lorsqu’elles sont pertinentes et nécessaires et en présence de l’une des conditions prévues à l’art. 9, paragraphe 2, du RGPD, en particulier aux fins de l’exécution des obligations et de l’exercice des droits en matière de droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale.

• Lorsque la candidature est effectuée par l’intermédiaire de plateformes professionnelles (par ex. LinkedIn), la Société pourra traiter les informations rendues disponibles au moyen de ces plateformes et transférées vers ses outils internes pour la gestion du processus de sélection.

En cas d’issue favorable du processus de sélection, les données personnelles du candidat sélectionné seront traitées par la suite conformément à l’avis dédié aux salariés et collaborateurs, qui sera fourni au moment de l’établissement de la relation. Dans la plupart des cas, les données personnelles sont collectées directement auprès de la personne concernée. Toutefois, la Société pourra également recevoir des données de tiers, tels que des agences de recrutement ou des sources accessibles au public, dans le respect de la réglementation applicable.

3. Sur quelles bases juridiques et à quelles fins nous traitons les données personnelles

La Société traitera toujours vos Données Personnelles pour des finalités déterminées et dans le respect des principes de licéité, de loyauté et de transparence prévus par le Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »), en limitant le traitement aux seules données pertinentes et nécessaires au regard des finalités poursuivies.

1. Vos Données Personnelles sont traitées lorsque cela est nécessaire pour donner suite à votre candidature et pour prendre des mesures précontractuelles à votre demande. En particulier, la Société peut effectuer des activités de présélection et d’évaluation des curriculum vitae et des profils professionnels, y compris au moyen des outils informatiques utilisés pour la gestion des candidatures, afin de vérifier la cohérence des expériences, compétences et qualifications déclarées par rapport aux exigences du poste recherché, de gérer les entretiens et les éventuelles épreuves de sélection et, en cas d’issue favorable, de préparer une proposition d’emploi. La présélection est au service de la sélection des candidats et n’implique pas, sauf avis spécifique contraire, de décisions fondées exclusivement sur des traitements automatisés qui produisent des effets juridiques à l’égard de la personne concernée ou l’affectent de manière significative de façon similaire.
2. Dans le cadre de l’intérêt légitime de la Société
   Lorsque cela est approprié et dans le respect de vos droits et des libertés fondamentales, la Société peut traiter vos Données Personnelles aux fins des intérêts légitimes qui lui sont propres ou qui sont propres à des sociétés liées. Ces intérêts peuvent inclure, entre autres :
   • la réalisation des activités de sélection, y compris l’évaluation de l’aptitude du candidat au regard du poste recherché et la vérification éventuelle de situations susceptibles de constituer des conflits d’intérêts ou d’autres conditions pertinentes aux fins de l’établissement de la relation de travail ;
   • la vérification de l’exactitude et de la cohérence des informations fournies au cours du processus de sélection, y compris au moyen de contrôles proportionnés ;
   • la gestion des registres et des archives relatifs à la fonction RH et le partage des candidatures avec d’autres sociétés liées lorsque le poste s’avère plus cohérent avec d’autres entités ;
   • la protection et la sécurité des systèmes informatiques, de l’infrastructure technologique et des outils utilisés pour la gestion des candidatures ;
   • la communication des données à des parties potentiellement impliquées dans des opérations extraordinaires (telles que des fusions, des acquisitions ou des cessions de branche d’activité), dans les limites strictement nécessaires à ces opérations.

   Lorsque cela est approprié et dans le respect de vos droits et des libertés fondamentales, la Société peut traiter vos Données Personnelles sur la base de son intérêt légitime, conformément à l’art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD, à des fins ultérieures et compatibles avec le processus de sélection, telles que la protection de la sécurité des systèmes et des infrastructures utilisés pour la gestion des candidatures, la prévention des abus ou des fraudes et, lorsque cela est nécessaire et proportionné, la vérification de l’exactitude et de la cohérence des informations professionnelles fournies par le candidat. Ces traitements sont effectués après une évaluation de la mise en balance entre l’intérêt de la Société et les droits et libertés de la personne concernée.

3. Sur la base de votre consentement
   Si la Société demande votre consentement pour des finalités supplémentaires spécifiques, le traitement sera effectué sur la base de l’art. 6, paragraphe 1, point a), du RGPD. Le consentement est facultatif et peut être retiré à tout moment ; le retrait ne compromet pas la licéité du traitement effectué avant celui-ci.
4. En vertu d’obligations légales ou réglementaires ou pour la sauvegarde d’intérêts vitaux
   Vos Données Personnelles peuvent être traitées lorsque cela est nécessaire pour respecter des obligations légales ou réglementaires applicables à la Société, ainsi que, lorsque cela est pertinent, pour sauvegarder vos intérêts vitaux, par exemple afin de garantir des conditions d’accès adéquates aux installations à l’occasion d’entretiens ou de rencontres.

Lorsque les Données demandées sont nécessaires pour permettre à la Société de respecter des obligations légales, de conclure un contrat ou de poursuivre des intérêts légitimes liés au processus de sélection, leur non-communication pourrait empêcher la Société de poursuivre la procédure de sélection ou d’établir la relation contractuelle.

4. Qui a accès à vos données et comment celles-ci seront traitées

Vos Données Personnelles peuvent être partagées dans les limites strictement nécessaires aux finalités indiquées ci-dessus et dans le respect de la réglementation applicable.

a) Au sein des sociétés liées

Vos Données Personnelles peuvent être partagées avec les fonctions Ressources humaines et avec les autres fonctions compétentes de l’entreprise (par exemple les responsables hiérarchiques ou les responsables de fonction) de la Société et, lorsque cela est pertinent, d’autres sociétés liées, afin d’évaluer votre candidature, de vérifier les informations fournies et de vous contacter au sujet de postes ouverts cohérents avec votre profil.

Vos coordonnées pourront également être utilisées pour améliorer l’expérience de candidature et le processus de sélection, par exemple en vous invitant à participer à d’éventuels questionnaires ou enquêtes relatifs à la procédure de sélection. La participation à ces initiatives est entièrement facultative.

Vos Données Personnelles pourront en outre être traitées à des fins légales, réglementaires ou statistiques, dans les limites permises par la réglementation applicable.

Si votre candidature est retenue, vos Données seront traitées par la suite à des fins liées à l’établissement et à la gestion de la relation de travail ou de collaboration, conformément à l’avis dédié qui vous sera fourni.

Si votre candidature n’est pas retenue, les Données transmises pourront être conservées et utilisées à l’occasion d’éventuelles candidatures futures ou pour vous contacter si de nouvelles opportunités professionnelles compatibles avec votre profil se présentent.

b) En dehors des sociétés liées

La Société peut communiquer vos Données Personnelles à des tiers externes, exclusivement pour les finalités indiquées dans le présent Avis et dans le respect des mesures de sécurité et de protection prévues par la réglementation applicable. Ces tiers peuvent inclure :

• des fournisseurs de services informatiques, d’hébergement, de cloud, de messagerie électronique ou de gestion de bases de données, y compris les entités qui assurent le support des outils utilisés pour la gestion des candidatures, lesquelles opèrent sur la base d’accords contractuels spécifiques visant à protéger les Données Personnelles ;
• des consultants ou professionnels qui assistent la Société dans le processus de sélection ;
• des entités impliquées dans d’éventuelles opérations sociétaires extraordinaires (telles que des fusions, des acquisitions ou des cessions), dans les limites strictement nécessaires à ces opérations ;
• les références que vous avez indiquées au cours du processus de sélection ;
• des autorités publiques ou d’autres destinataires habilités en vertu de la loi.

5. Transfert des données personnelles vers d’autres pays

La Société traite les Données Personnelles principalement au sein de l’Espace économique européen (EEE).

Toutefois, si, dans le cadre des outils utilisés pour le processus de sélection ou dans le cadre de services informatiques fournis par des tiers, un transfert de Données Personnelles vers des pays situés en dehors de l’EEE s’avérait nécessaire, ce transfert sera effectué dans le respect des dispositions des art. 44 et suivants du Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »).

En particulier, la Société adoptera des garanties appropriées afin d’assurer un niveau de protection adéquat aux Données Personnelles, telles que :

• l’utilisation de Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission européenne ;
• le transfert vers des pays faisant l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
• l’adoption de mesures techniques et organisationnelles supplémentaires, si nécessaire.

Vous pouvez demander des informations complémentaires concernant les transferts de données et les garanties adoptées en exerçant vos droits conformément à ce qui est indiqué dans le présent Avis.

6. Pendant combien de temps vos données sont conservées

La Société conserve les Données Personnelles pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ainsi que pour satisfaire à d’éventuelles obligations légales, réglementaires ou organisationnelles applicables.

Les Données Personnelles des candidats non sélectionnés seront conservées, en règle générale, pendant une durée maximale de vingt-quatre (24) mois à compter de la conclusion du processus de sélection ou du dernier contact significatif avec le candidat, afin de pouvoir prendre en considération le profil pour d’éventuelles opportunités professionnelles futures compatibles. À l’expiration de ce délai, les données seront supprimées ou anonymisées, sauf si leur conservation ultérieure est nécessaire pour satisfaire à des obligations légales ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.

Les Données Personnelles relatives à des candidats sélectionnés seront traitées conformément à l’avis sur le traitement des données personnelles des salariés et collaborateurs, qui sera fourni au moment de l’établissement de la relation.

Le candidat conserve la possibilité de demander à tout moment l’effacement de ses Données Personnelles de la base de données dédiée au recrutement du personnel, en exerçant les droits selon les modalités indiquées dans la section dédiée du présent Avis. La demande sera évaluée dans le respect de la réglementation applicable.

7. Quels sont vos droits et comment vous pouvez les exercer

Vous avez le droit d’obtenir de la Société la confirmation que des Données Personnelles vous concernant existent ou non et, dans ce cas, d’accéder à ces Données et d’en recevoir une copie.

Si vous estimez que les informations en notre possession sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit d’en demander la rectification ou la mise à jour.

Vous pouvez en outre :

• vous opposer au traitement de vos Données Personnelles dans les cas prévus par la réglementation applicable ;
• demander l’effacement de vos Données Personnelles ;
• obtenir la limitation du traitement dans les cas prévus par l’art. 18 du RGPD ;
• retirer à tout moment le consentement éventuellement donné, sans que cela porte atteinte à la licéité du traitement effectué avant le retrait.

La Société donnera suite aux demandes dans les délais et selon les modalités prévus par la réglementation en matière de protection des données personnelles. Ces droits ne sont pas absolus et peuvent être soumis à des limitations ou exceptions prévues par la loi.

Afin de pouvoir vous répondre, nous pourrions vous demander de vérifier votre identité ou de nous fournir des informations complémentaires nécessaires pour comprendre et traiter correctement la demande. S’il n’était pas possible de faire droit intégralement à votre demande, nous vous fournirons une motivation adéquate.

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter aux coordonnées indiquées dans la section consacrée au responsable du traitement.

Si vous estimez que le traitement de vos Données Personnelles constitue une violation de la réglementation applicable, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité italienne de protection des données (Autorità Garante per la protezione dei dati personali) ou de l’autorité compétente dans le pays de résidence.

8. Comment nous protégeons les données personnelles

La Société adopte des mesures techniques et organisationnelles appropriées visant à garantir la sécurité des Données Personnelles et à les protéger contre les traitements non autorisés ou illicites, ainsi que contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle.

Ces mesures sont définies compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre, de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, ainsi que des risques pour les droits et libertés des personnes physiques, conformément à ce que prévoit l’art. 32 du Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »).

En particulier, la Société adopte des mesures propres à limiter l’accès aux Données Personnelles au seul personnel autorisé et dûment instruit, ainsi qu’à garantir des niveaux adéquats de confidentialité, d’intégrité et de disponibilité des informations traitées au moyen des outils utilisés pour la gestion des candidatures.

La Société promeut en outre des activités de formation et de sensibilisation en matière de protection des données personnelles, afin de s’assurer que les Données ne sont pas communiquées ou divulguées à des personnes non autorisées.

9. Mises à jour du présent avis

Le présent Avis a été mis à jour pour la dernière fois le 25 septembre 2026.

La Société se réserve le droit de modifier ou de mettre à jour le présent Avis à tout moment, y compris compte tenu d’éventuelles modifications réglementaires ou évolutions organisationnelles et technologiques.

Les éventuelles mises à jour entraînant des modifications substantielles du traitement des Données Personnelles vous seront communiquées par les canaux de communication habituels utilisés pour le processus de sélection ou par la publication de la version mise à jour sur le site internet de la Société.