Datenschutz für Bewerber

Datenschutzhinweis zur Verarbeitung personenbezogener Daten – Bewerber für Arbeitsstellen

(gemäß Art. 13 und 14 Verordnung EU 2016/679 – „DSGVO“)

Wir danken Ihnen für Ihr Interesse an einer möglichen beruflichen Chance bei Banco Energia S.p.A. (die „Gesellschaft“).

Die Gesellschaft verarbeitet die personenbezogenen Daten der Bewerber unter Einhaltung der Verordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“) und der geltenden Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten.

Dieser Datenschutzhinweis beschreibt die Art und Weise der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Auswahlverfahrens, einschließlich der Bewerbungen, die unaufgefordert per E-Mail gesendet oder über berufliche Plattformen wie LinkedIn übermittelt und über die von der Gesellschaft genutzten IT-Tools verwaltet werden.

1. Verantwortlicher und Kontaktdaten

Banco Energia S.p.A., eine in Italien gegründete Gesellschaft mit eingetragenem Sitz in Sestiere Santa Croce 466/B, 30135 Venezia (VE), MwSt.-Nr. 04319830271 (im Folgenden die „Gesellschaft“), ist in ihrer Eigenschaft als Verantwortlicher für die Erhebung und Verarbeitung der Informationen über potenzielle, derzeitige und frühere Bewerber für Arbeitsstellen bei der Gesellschaft (im Folgenden die „Personenbezogenen Daten“) zuständig.

Sollten Sie Anmerkungen, Anfragen oder Fragen zu diesem Datenschutzhinweis haben oder die durch die Verordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“) gewährten Rechte ausüben wollen, bitten wir Sie, uns zu kontaktieren:

• per E-Mail an die Adresse: [email protected]; oder
• per Post an folgende Adresse: Banco Energia S.p.A., Sestiere Santa Croce 466/B, 30135 Venezia (VE).

2. Kategorien und Arten der erhobenen und verarbeiteten Daten

In Bezug auf potenzielle, derzeitige und frühere Bewerber kann die Gesellschaft die folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten:

• Identifikationsdaten und Personalien (Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Geburtsort);
• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Wohnsitz);
• Informationen zum Bildungs- und Berufsweg (Bildungsabschluss, Berufserfahrung, Qualifikationen, Kompetenzen, Sprachkenntnisse);
• Lebenslauf, Anschreiben und weitere im Rahmen der Bewerbung freiwillig bereitgestellte Informationen;
• Bewertungen und interne Notizen zu den Vorstellungsgesprächen und etwaigen Auswahltests.

Die Gesellschaft könnte außerdem Kenntnis von besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO erlangen (zum Beispiel Daten über die Gesundheit oder über die Zugehörigkeit zu den geschützten Kategorien), wenn diese Informationen vom Bewerber bereitgestellt werden oder sich für die Bearbeitung der Bewerbung als erforderlich erweisen. Diese Daten werden ausschließlich dann verarbeitet, wenn sie relevant und erforderlich sind und eine der in Art. 9 Abs. 2 DSGVO vorgesehenen Bedingungen vorliegt, insbesondere zur Erfüllung von Pflichten und zur Ausübung von Rechten aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes.

• Erfolgt die Bewerbung über berufliche Plattformen (z. B. LinkedIn), kann die Gesellschaft die über diese Plattformen zur Verfügung gestellten und an ihre internen Tools übertragenen Informationen zur Abwicklung des Auswahlverfahrens verarbeiten.

Bei positivem Ausgang des Auswahlverfahrens werden die personenbezogenen Daten des ausgewählten Bewerbers gemäß dem eigenen Datenschutzhinweis für Beschäftigte und freie Mitarbeiter weiterverarbeitet, der bei Begründung des Verhältnisses zur Verfügung gestellt wird. In den meisten Fällen werden die personenbezogenen Daten direkt bei der betroffenen Person erhoben. Die Gesellschaft kann jedoch unter Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften auch Daten von Dritten erhalten, etwa von Personalvermittlungsagenturen oder aus öffentlich zugänglichen Quellen.

3. Auf welchen Rechtsgrundlagen und zu welchen Zwecken wir die personenbezogenen Daten verarbeiten

Die Gesellschaft wird Ihre Personenbezogenen Daten stets für festgelegte Zwecke und unter Einhaltung der in der Verordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“) vorgesehenen Grundsätze der Rechtmäßigkeit, der Verarbeitung nach Treu und Glauben und der Transparenz verarbeiten und die Verarbeitung auf die für die verfolgten Zwecke relevanten und erforderlichen Daten beschränken.

1. Ihre Personenbezogenen Daten werden verarbeitet, wenn dies erforderlich ist, um Ihre Bewerbung zu bearbeiten und auf Ihre Anfrage hin vorvertragliche Maßnahmen durchzuführen. Insbesondere kann die Gesellschaft, auch mithilfe der für die Verwaltung der Bewerbungen genutzten IT-Tools, ein Screening und eine Bewertung der Lebensläufe und beruflichen Profile vornehmen, um die Übereinstimmung der angegebenen Erfahrungen, Kompetenzen und Qualifikationen mit den Anforderungen der gesuchten Stelle zu überprüfen, die Vorstellungsgespräche und etwaigen Auswahltests zu organisieren und bei positivem Ausgang ein Stellenangebot auszuarbeiten. Das Screening dient der Auswahl der Bewerber und führt, vorbehaltlich eines anderslautenden spezifischen Hinweises, nicht zu ausschließlich auf automatisierten Verarbeitungen beruhenden Entscheidungen, die gegenüber der betroffenen Person rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.
2. Im Rahmen des berechtigten Interesses der Gesellschaft
   Soweit angemessen und unter Wahrung Ihrer Rechte und Grundfreiheiten kann die Gesellschaft Ihre Personenbezogenen Daten zur Verfolgung eigener berechtigter Interessen oder berechtigter Interessen verbundener Gesellschaften verarbeiten. Zu diesen Interessen können unter anderem gehören:
   • die Durchführung der Auswahltätigkeiten, einschließlich der Bewertung der Eignung des Bewerbers für die gesuchte Stelle und der etwaigen Prüfung von Situationen, die Interessenkonflikte oder andere für die Begründung des Arbeitsverhältnisses relevante Umstände darstellen können;
   • die Überprüfung der Richtigkeit und Stimmigkeit der im Laufe des Auswahlverfahrens bereitgestellten Informationen, auch durch verhältnismäßige Kontrollen;
   • die Führung der Register und Archive des HR-Bereichs und das Teilen der Bewerbungen mit anderen verbundenen Gesellschaften, wenn die Position besser zu anderen Einheiten passt;
   • der Schutz und die Sicherheit der IT-Systeme, der technologischen Infrastruktur und der für die Verwaltung der Bewerbungen genutzten Tools;
   • die Weitergabe der Daten an potenzielle an außerordentlichen Transaktionen (wie Fusionen, Übernahmen oder Veräußerungen von Betriebsteilen) beteiligte Parteien, soweit dies für diese Transaktionen unbedingt erforderlich ist.

   Soweit angemessen und unter Wahrung Ihrer Rechte und Grundfreiheiten kann die Gesellschaft Ihre Personenbezogenen Daten auf der Grundlage ihres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für weitere, mit dem Auswahlverfahren vereinbare Zwecke verarbeiten, wie den Schutz der Sicherheit der für die Verwaltung der Bewerbungen genutzten Systeme und Infrastrukturen, die Verhinderung von Missbrauch oder Betrug und, soweit erforderlich und verhältnismäßig, die Überprüfung der Richtigkeit und Stimmigkeit der vom Bewerber bereitgestellten beruflichen Informationen. Diese Verarbeitungen erfolgen nach vorheriger Abwägung zwischen dem Interesse der Gesellschaft und den Rechten und Freiheiten der betroffenen Person.

3. Auf der Grundlage Ihrer Einwilligung
   Sofern die Gesellschaft Ihre Einwilligung für bestimmte weitere Zwecke einholt, erfolgt die Verarbeitung auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden; der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung.
4. Aufgrund gesetzlicher oder regulatorischer Pflichten oder zum Schutz lebenswichtiger Interessen
   Ihre Personenbezogenen Daten können verarbeitet werden, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher oder regulatorischer Pflichten, die für die Gesellschaft gelten, erforderlich ist, sowie, sofern relevant, zum Schutz Ihrer lebenswichtigen Interessen, zum Beispiel um bei Vorstellungsgesprächen oder Treffen angemessene Bedingungen für den Zugang zu den Einrichtungen zu gewährleisten.

Sofern die angeforderten Daten erforderlich sind, damit die Gesellschaft gesetzliche Pflichten erfüllen, einen Vertrag abschließen oder mit dem Auswahlverfahren verbundene berechtigte Interessen verfolgen kann, könnte ihre Nichtbereitstellung die Gesellschaft daran hindern, das Auswahlverfahren fortzusetzen oder das Vertragsverhältnis zu begründen.

4. Wer Zugang zu Ihren Daten hat und wie diese verarbeitet werden

Ihre Personenbezogenen Daten können in dem für die oben genannten Zwecke unbedingt erforderlichen Umfang und unter Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften geteilt werden.

a) Innerhalb der verbundenen Gesellschaften

Ihre Personenbezogenen Daten können mit den Personalabteilungen und den anderen zuständigen Unternehmensbereichen (zum Beispiel Linienvorgesetzten oder Bereichsverantwortlichen) der Gesellschaft und, sofern relevant, anderer verbundener Gesellschaften geteilt werden, um Ihre Bewerbung zu bewerten, die bereitgestellten Informationen zu überprüfen und Sie im Zusammenhang mit offenen Stellen zu kontaktieren, die zu Ihrem Profil passen.

Ihre Kontaktdaten können außerdem verwendet werden, um die Bewerbungserfahrung und das Auswahlverfahren zu verbessern, zum Beispiel durch eine Einladung an Sie, an etwaigen Fragebögen oder Umfragen zum Auswahlverfahren teilzunehmen. Die Teilnahme an diesen Initiativen ist völlig freiwillig.

Ihre Personenbezogenen Daten können außerdem für rechtliche, regulatorische oder statistische Zwecke verarbeitet werden, soweit dies nach den geltenden Rechtsvorschriften zulässig ist.

Ist Ihre Bewerbung erfolgreich, werden Ihre Daten für Zwecke im Zusammenhang mit der Begründung und Verwaltung des Arbeits- oder freien Mitarbeitsverhältnisses gemäß dem eigenen Datenschutzhinweis, der Ihnen zur Verfügung gestellt wird, weiterverarbeitet.

Ist Ihre Bewerbung nicht erfolgreich, können die übermittelten Daten aufbewahrt und bei etwaigen künftigen Bewerbungen verwendet werden oder um Sie zu kontaktieren, wenn neue berufliche Möglichkeiten verfügbar werden, die mit Ihrem Profil vereinbar sind.

b) Außerhalb der verbundenen Gesellschaften

Die Gesellschaft kann Ihre Personenbezogenen Daten an externe Dritte weitergeben, ausschließlich für die in diesem Datenschutzhinweis angegebenen Zwecke und unter Einhaltung der in den geltenden Rechtsvorschriften vorgesehenen Sicherheits- und Schutzmaßnahmen. Zu diesen Dritten können gehören:

• Anbieter von IT-, Hosting-, Cloud-, E-Mail- oder Datenbankverwaltungsdiensten, einschließlich der Stellen, die die für die Verwaltung der Bewerbungen genutzten Tools unterstützen, die auf der Grundlage spezifischer vertraglicher Vereinbarungen zum Schutz der Personenbezogenen Daten tätig sind;
• Berater oder Freiberufler, die die Gesellschaft im Auswahlverfahren unterstützen;
• an etwaigen außerordentlichen gesellschaftsrechtlichen Transaktionen (wie Fusionen, Übernahmen oder Veräußerungen) beteiligte Parteien, soweit dies für diese Transaktionen unbedingt erforderlich ist;
• von Ihnen im Laufe des Auswahlverfahrens angegebene Referenzen;
• öffentliche Behörden oder andere gesetzlich berechtigte Empfänger.

5. Übermittlung personenbezogener Daten in andere Länder

Die Gesellschaft verarbeitet die Personenbezogenen Daten hauptsächlich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).

Sollte jedoch im Rahmen der für das Auswahlverfahren genutzten Tools oder im Rahmen von Dritten erbrachter IT-Dienste eine Übermittlung Personenbezogener Daten in Länder außerhalb des EWR erforderlich werden, erfolgt diese Übermittlung unter Einhaltung der Bestimmungen der Art. 44 ff. der Verordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“).

Insbesondere wird die Gesellschaft geeignete Garantien vorsehen, um ein angemessenes Schutzniveau für die Personenbezogenen Daten sicherzustellen, wie:

• die Verwendung von der Europäischen Kommission genehmigter Standardvertragsklauseln;
• die Übermittlung in Länder, für die ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt;
• die Ergreifung zusätzlicher technischer und organisatorischer Maßnahmen, soweit erforderlich.

Sie können weitere Informationen zu den Datenübermittlungen und den getroffenen Garantien anfordern, indem Sie Ihre Rechte wie in diesem Datenschutzhinweis angegeben ausüben.

6. Wie lange Ihre Daten aufbewahrt werden

Die Gesellschaft bewahrt die Personenbezogenen Daten nicht länger auf, als es zur Erreichung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, sowie zur Erfüllung etwaiger geltender gesetzlicher, regulatorischer oder organisatorischer Pflichten erforderlich ist.

Die Personenbezogenen Daten nicht ausgewählter Bewerber werden in der Regel für einen Zeitraum von höchstens vierundzwanzig (24) Monaten ab dem Abschluss des Auswahlverfahrens oder ab dem letzten wesentlichen Kontakt mit dem Bewerber aufbewahrt, um das Profil für etwaige künftige passende berufliche Möglichkeiten berücksichtigen zu können. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, ihre weitere Aufbewahrung ist zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung eines Rechtsanspruchs vor Gericht erforderlich.

Die Personenbezogenen Daten ausgewählter Bewerber werden gemäß dem Datenschutzhinweis zur Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten und freien Mitarbeitern verarbeitet, der bei Begründung des Verhältnisses zur Verfügung gestellt wird.

Unberührt bleibt die Möglichkeit des Bewerbers, jederzeit die Löschung seiner Personenbezogenen Daten aus der für die Personalauswahl bestimmten Datenbank zu verlangen, indem er die Rechte auf die im entsprechenden Abschnitt dieses Datenschutzhinweises angegebene Weise ausübt. Der Antrag wird unter Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften geprüft.

7. Welche Rechte Sie haben und wie Sie diese ausüben können

Sie haben das Recht, von der Gesellschaft eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob Sie betreffende Personenbezogene Daten vorhanden sind oder nicht, und in diesem Fall auf diese Daten zuzugreifen und eine Kopie davon zu erhalten.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Informationen in unserem Besitz unrichtig oder unvollständig sind, haben Sie das Recht, deren Berichtigung oder Aktualisierung zu verlangen.

Sie können außerdem:

• der Verarbeitung Ihrer Personenbezogenen Daten in den in den geltenden Rechtsvorschriften vorgesehenen Fällen widersprechen;
• die Löschung Ihrer Personenbezogenen Daten verlangen;
• die Einschränkung der Verarbeitung in den in Art. 18 DSGVO vorgesehenen Fällen erwirken;
• eine etwa erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt.

Die Gesellschaft wird die Anfragen innerhalb der Fristen und auf die Weise bearbeiten, die in den Datenschutzvorschriften vorgesehen sind. Diese Rechte sind nicht absolut und können gesetzlich vorgesehenen Beschränkungen oder Ausnahmen unterliegen.

Um Ihnen antworten zu können, könnten wir Sie bitten, Ihre Identität zu verifizieren oder uns weitere Informationen zu geben, die erforderlich sind, um die Anfrage richtig zu verstehen und zu bearbeiten. Sollte es nicht möglich sein, Ihrem Antrag vollständig stattzugeben, werden wir Ihnen eine angemessene Begründung geben.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns unter den im Abschnitt zum Verantwortlichen angegebenen Kontaktdaten erreichen.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Personenbezogenen Daten gegen die geltenden Rechtsvorschriften verstößt, haben Sie das Recht, Beschwerde bei der italienischen Datenschutzbehörde (Autorità Garante per la protezione dei dati personali) oder bei der zuständigen Behörde im Land des Wohnsitzes einzulegen.

8. Wie wir die personenbezogenen Daten schützen

Die Gesellschaft trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um die Sicherheit der Personenbezogenen Daten zu gewährleisten und sie vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung sowie vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung zu schützen.

Diese Maßnahmen werden unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der Risiken für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen gemäß Art. 32 der Verordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“) festgelegt.

Insbesondere trifft die Gesellschaft geeignete Maßnahmen, um den Zugriff auf die Personenbezogenen Daten auf befugtes und ordnungsgemäß angewiesenes Personal zu beschränken sowie ein angemessenes Maß an Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der über die für die Verwaltung der Bewerbungen genutzten Tools verarbeiteten Informationen zu gewährleisten.

Die Gesellschaft fördert außerdem Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten, um sicherzustellen, dass die Daten nicht an unbefugte Personen weitergegeben oder offengelegt werden.

9. Aktualisierungen dieses Datenschutzhinweises

Dieser Datenschutzhinweis wurde zuletzt am 25. September 2026 aktualisiert.

Die Gesellschaft behält sich das Recht vor, diesen Datenschutzhinweis jederzeit zu ändern oder zu aktualisieren, auch im Hinblick auf etwaige Gesetzesänderungen oder organisatorische und technologische Entwicklungen.

Etwaige Aktualisierungen, die wesentliche Änderungen der Verarbeitung der Personenbezogenen Daten mit sich bringen, werden Ihnen über die für das Auswahlverfahren üblicherweise genutzten Kommunikationskanäle oder durch Veröffentlichung der aktualisierten Fassung auf der Website der Gesellschaft mitgeteilt.